Makalah Manajemen Sumber Daya Manusia
PT.SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA
Analisis “Strategi
Pengelolaan SDM Di PT. SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA & Analisis Sistem Yang
Sedang Berjalan.”
Dosen Pembimbing
:
Ibu Charisma Ayu
Pramuditha, B. Tech. Mgt, MHRM
Disusun Oleh :
Ricky Estrada
NPM : 1721200053
Semester Ganjil
Tahun 2018/2019
Sekolah Tinggi
Ilmu Ekonomi Multi Data Palembang
Kata
Pengantar
Puji
syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa berkat rahmat dan
hidayah-Nya lah tugas ini dapat dibuat yang berjudul Analisis “Strategi Pengelolaan SDM Di PT.
SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA & Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan.”.
Tidak lupa pula saya sampaikan ucapan terima kasih kepada Ibu Charisma sebagai
pembimbing dari mata kuliah “Manajemen Sumber Daya Manusia”. Penyusunan makalah
ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat
dipergunakan sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca
dalam administrasi pendidikan dalam profesi keguruan.Harapan saya semoga
makalah ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca,
sehingga saya dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini sehingga
kedepannya dapat lebih baik.Makalah ini saya
akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang saya miliki sangat kurang.
Oleh kerena itu saya harapkan kepada para pembaca untuk memberikan
masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.
Palembang, Oktober
2018
Penyusun
Daftar Isi
Judul dan Cover........................................................................................................................
Kata
Pengantar..........................................................................................................................
Daftar
Isi....................................................................................................................................
Bab 1
Pendahuluan...................................................................................................................
1.1
Latar
Belakang.............................................................................................................
1.2 Struktur
Organisasi Perusahaan dan Uraian tugas dan wewenang..............................
1.3
Manajemen Sumber Daya Manusia Yang Berjalan Diperusahaan .............................
1.4 Sistem manajemen sumber daya manusia yang berjalan
pada pt.sucofindo appraisal utama………………………………………………………………………………….....
Bab 2 Isi....................................................................................................................................
2.1 Analisis
Kasus.............................................................................................................
2.2
Pembahasan.................................................................................................................
Bab 3
Penutup...........................................................................................................................
3.1
Kesimpulan & Saran....................................................................................................
Daftar
Pustaka...........................................................................................................................
Bab
1
Pendahuluan
1.1.Latar
Belakang
PT
SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA didirikan pada tanggal 31 Januari 2000, dengan nama
awal PT Sucofindo Nissesa Appraisal dan pada tanggal 17 Oktober 2001 berganti
nama melalui akte perubahan.
PT
SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA merupakan salah satu anak perusahaan atau Strategic Business Unit (SBU) dari PT SUCOFINDO, unit kegiatan
jasa appraisal ini telah ada dan berlangsung di PT Sucofindo (Persero) sejak
Tahun 1980, namun sejalan dengan kebijaksanaan pemerintah yang tertuang dalam
Peraturan Pemerintah, cq : Menteri Keuangan Republik Indonesia No. 57 / KMK /
017 / 1996, maka unit kegiatan jasa appraisal dipisahkan dari induk perusahaan
dan berdiri sendiri.
Berawal
dari kebutuhan pelanggan atas pelayanan jasa penilaian independen yang
professional dan obyektif di pelbagai bidang industri, baik manufaktur maupun
industri jasa, PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA tumbuh dan berkembang seiring
dengan pertumbuhan perekonomian nasional dan global. Bekal dan kekuatan utama
peru-sahaan yang akan kami berikan kepada pengguna adalah Kredibilitas dan
Profesionalisme. Kompetensi sumberdaya yang kami miliki berasal dari pelbagai
latar belakang disiplin ilmu, jenjang pendidikan dan keahlian baik yang telah
terdaftar sebagai anggota GAPPI (Gabungan Perusahaan Penilai Indonesia), MAPPI
(Masyarakat Profesi Penilai Indonesia), maupun Perusahaan Profesi Penunjang
Pasar Modal di BAPEPAM.
Selain
itu PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA didukung penuh oleh tenaga ahli luar negeri (expatriate)
yang telah berpengalaman di bidangnya. PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA memiliki
jaringan kantor cabang yang tersebar luas di seluruh Indonesia. PT SUCOFINDO
APPRAISAL UTAMA dengan bekal dan kekuatan kredibilitas menempatkan posisi
sebagai pihak yang independen dalam memberikan opini didasarkan atas prinsip
obyektivitas dan Standard Profesi yang merupakan syarat mutlak untuk dipegang
di era keterbukaan ekonomi.
1.2.Struktur
Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas dan Wewenang
1.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Berikut
ini adalah struktur organisasi PT Sucofido Appraisal Utama
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Sucofindo Appraisal Utama
Sumber: PT Sucofindo Appraisal Utama
Uraian
Tugas dan Wewenang
Berikut
ini adalah uraian tugas dan wewenang masing-masing bagian yang terdapat dalam
struktur organisasi pada PT Sucofindo Appraisal Utama.
1.
Direktur Utama
Direktur utama merupakan jabatan dalam struktur organisasi
perusahaan.
Tugas dan wewenang :
-
Menjaga harta perusahaan serta meningkatkan efektifitas dan
efisiensi kerja karyawan.
-
Menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan guna tujuan perusahaan
serta peraturan-peraturan sesuai dengan hukum yang berlaku.
-
Merumuskan dan melaksanakan kebijakan tata usaha perusahaan.
-
Merumusakan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan secara garis
besar dan memperbaiki kekurangan-kekurangan yang ada dalam pelaksanaan usaha
bersama-sama dengan direksi yang lain.
-
Merencanakan omset serta laba operasional perusahaan.
2.
Sekretaris Direksi
Tugas dan wewenang:
-
Membantu merencanakan kegiatan harian Direktur Utama
-
Membuat appointment
penting untuk Direktur Utama
3.
Senior Manager Administrasi & Keuangan
Tugas dan wewenangnya:
-
Bertangung jawab kepada Direktur Utama
-
Bertanggung jawab mengurusi finansial dan pembukuan serta yang
mengurusi administrasi kepegawaian
-
Mengkoordinir perumusan Strategi Jangka Panjang sebagai dasar
perumusan Rencana Kerja dan Anggaran perusahaan (RKAP) dengan bekerja sama
dengan Direksi lainnya.
-
Memberlakukan langkah-langkah yang dapat mengurangi dan
menanggulangi berbagai jenis risiko finansial yang dapat dihadapi oleh
perusahaan dengan berkoordinasi dengan Direksi lainnya.
-
Memastikan agar seluruh unit usaha dan wilayah kerja perusahaan
mematuhi policy dan standard operating procedure (SOP) keuangan yang berlaku
untuk masing-masing fungsi sesuai dengan rencana yang telah disetujui (business
units oversight).
-
Membangun sinergi dan berusaha mencapai hasil bisnis yang optimal
dari pelaksanaan seluruh usaha perusahaan.
-
Memastikan ketersediaan dana operasional yang dibutuhkan oleh
perusahaan untuk kegiatan operasional sehari-hari, dengan melakukan koordinasi
erat dengan para pimpinan unit usaha.
-
Memastikan konsolidasi keuangan yang akurat dan tepat waktu untuk
keperluan pelaporan kepada Direksi dan Komisaris Perusahaan
4.
Manager Akuntansi & Keuangan
Tugas dan wewenang:
-
Bertanggung jawab kepada Senior Manager Administrasi &
Keuangan
-
Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi
keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara
akurat dan tepat waktu.
-
Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan
pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan
sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
-
Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan
(cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan
ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.
-
Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan,
dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana
secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.
-
Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan
prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk
memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan
teratur, serta mengurangi risiko keuangan.
-
Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan
untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan
dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi,
operasional maupun kondisi keuangan lainnya
-
Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan
untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan
5.
Manager SDM & Umum
Tugas dan wewenang:
-
Bertanggung jawab kepada Senior Manager Administrasi &
Keuangan
-
Bertanggung jawab atas pengadaan barang.
-
Melakukan proses perekrutan, setiap kali ada permintaan karyawan
baru yang telah disetujui oleh direktur. serta menyeleksi calon karyawan untuk
mendapatkan yang terbaik dibidangnya.
-
Mengatur, menyimpan, dan memelihara informasi semua karyawan dan
laporan-laporan yang berhubungan dengan karyawan.
-
Mengurusi masalah absensi karyawan, penilaian karyawan, serta penggajian
untuk semua karyawan
-
Mengurusi administrasi kepersonaliaan, seperti pengobatan,
asuransi, dan lain sebagainya, guna meningkatkan kesejahteraan karyawannya.
6.
Senior Manager Operasi I
-
Bertangung jawab kepada Direktur Utama
7.
Manager Appraisal
-
Bertangung jawab kepada Senior Manager Operasi I
8.
Manager Advisory
-
Bertangung jawab kepada Senior Manager Operasi I
9.
Senior Manager Operasi II
-
Bertangung jawab kepada Direktur Utama
10. Manager SIMA
-
Bertangung jawab kepada Senior Manager Operasi II
11. Manager Jasa Teknik
-
Bertangung jawab kepada Senior Manager Operasi II
12. Senior Manager Riset
& Pemasaran
-
Bertangung jawab kepada Direktur Utama
13. Manager R&D
-
Bertanggung jawab kepada Senior Manager Riset & Pemasaran
-
Merencanakan
anggaran-anggaran pelatihan fungsional / per departemen, biaya-biaya peramalan
(forecast) dan angka-angka peserta training seperti yang diperlukan oleh sistem
perencanaan dan anggaran organisasi.
-
Mengukur
kebutuhan training yang relevan untuk karyawan baik untuk level individu atau
level organisasi, berkonsultasi dengan kepala-kepala tiap departemen, termasuk
metoda-metoda penilaian dan sistem pengukuran diperlukan.
-
Selalu
mengetahui informasi terkini tentang keterampilan-keterampilan dan level
kualifikasi yang relevan yang diperlukan oleh karyawan untuk tetap mempunyai
kinerja yang efektif dan menginformasikan ke setiap orang setiap tentang
persyaratan dan informasi yang terkait dengan hal tersebut ke organisasi secara
tepat.
-
Membuat
strategi dan rencana-rencana organisatoris untuk memenuhi kebutuhan pelatihan
dan pengembangan, dan mengatur pelaksanaan pelatihan, pengukuran dan tindak
lanjut yang diperlukan.
-
Mendisain
program training dan kursus-kursus dan kurikulum yang di perlukan untuk
memenuhi kebutuhan pelatihan atau mengatur terlaksanakan kegiatan ini dengan
melibatkan penyedia jasa dari luar perusahaan.
-
Mengidentifikasi,
memilih dan mengatur lembaga pelatihan dan akreditasi eksternal, para agensi
serta penyedia-penyedia jasa training untuk melaksanakan training yang
diperlukan sesuai denga standar yang sudah ditentukan.
-
Mengorganisir
tempat pelaksanaan pelatihan, logistik, pengangkutan, pemondokan seperti yang
diperlukan untuk mencapai pengadaan dan pelaksanaan pelatihan secara efisien.
-
Merencanakan
dan melaksanakan kursus latihan secara pribadi sebagai supplement (tambahan)
dari training yang disediakan secara external maupun internal oleh pihak lain.
-
Menyusun
untuk pemeliharaan segala perlengkapan dan material yang berhubungan dengan
pelaksanaan dan pengukuran training.
-
Merekrut,
mengatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct report kepadanya),
jika ada.
-
Memastikan
setiap aktivitas dan bahan-bahan pelatihan mempunyai benang merah
kebijakan-kebijakan organisatoris dan sesuai dengan undang-undang, termasuk
kesehatan dan keselamatan, hukum ketenaga-kerjaan dan persamaan derajat /
kesempatan (equal laws).
-
Memonitor
dan melaporkan tentang aktivitas, biaya-biaya, kinerja, dll, seperti
diperlukan.
14. Manager Pemasaran
Tugas dan wewenang:
-
Bertanggung jawab kepada Senior Manager Riset & Pemasaran
-
Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran dan penjualan
yang meliputi pengawasan rencana dan target serta melakukan analisis terhadap
hasil kegiatan.
-
Membuat strategi pemasaran dan penjualan.
-
Menyusun dan mengawasi anggaran biaya promosi dan penjualan.
-
Mengamati perkembangan pasar
15. Kepala Cabang
Representatif
-
Bertangung jawab kepada Direktur Utama
-
Merencanakan langkah strategis cabang, mengatur penjadwalan
kunjungan dan target sales untuk pencapaian target penjualan secara maksimal
-
Memonitor dan mengevaluasi pencapaian target penjualan secara
berkelanjutan
-
Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian
target cabang
1.3.
Manajemen
Sumber Daya Manusia Yang Berjalan di Perusahaan
Manajemen
SDM memiliki beberapa fungsi. Beberapa fungsi manajemen SDM yang diterapkan pada PT Sucofindo Appraisal Utama, antara lain :
1.3.1 Prosedur Perekrutan
Karyawan
Kegiatan perekrutan karyawan dilakukan oleh PT Sucofindo
Appraisal Utama karena adanya kebutuhan karyawan baru
untuk mengisi suatu posisi yang kosong dalam perusahaan. Terlebih dahulu manager
divisi menganalisis job specification
yang dibutuhkan. Kemudian Manager SDM & Umum menganalisis kebutuhan
karyawan mengenai berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan,
alasan dibutuhkan.
Pada
PT Sucofindo Appraisal Utama perekrutannya
dilakukan dengan dua cara yaitu :
1. Perekrutan
yang dilakukan dari internal perusahaan (dalam perusahaan). Hal ini dilakukan
pertama kali pada saat ada posisi yang kosong dalam perusahaan.
Terlebih dahulu manager divisi atau
kepala cabang terkait menganalisis job
specification yang dibutuhkan. Kemudian Manager SDM & Umum menganalisis
kebutuhan karyawan mengenai berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan. Setelah
itu, mereka memantau kinerja karyawan baik dari segi kemampuan, pengalaman
maupun prestasi mereka selama bekerja di perusahaan antara lain dengan
mengevaluasi form penilaian kinerja.
Apabila dari
karyawan internal memenuhi persyaratan untuk mengisi jabatan yang kosong
tersebut, manager divisi akan membuat form kebutuhan tenaga kerja dan
mengirimnya kepada bagian SDM. Selanjutnya Manager SDM & Umum melakukan
wawancara internal dengan karyawan tersebut dan jika perlu dilakukan juga
psikologi tes, untuk mengetahui apakah karyawan ini layak untuk dipromosikan
ataupun dimutasi. Manager SDM & Umum akan mengeluarkan surat keputusan
promosi atau mutasi pada karyawan yang telah dinyatakan layak atau lulus.
2. Perekrutan
yang dilakukan dari external perusahaan (dalam perusahaan). Hal ini dilakukan
bila dari internal perusahaan tidak ada karyawan yang bisa mengisi posisi.
Untuk merekrut
karyawan dari luar perusahaan, Manager SDM & Umum membuat konsep iklan mengenai
job specification apa yang dibutuhkan
oleh Manager Divisi untuk mengisi jabatan yang kosong. Setelah iklan disetujui,
diserahkan ke agen iklan untuk disebarkan melalui media cetak.
1.3.2. Prosedur Penyeleksian
Kegiatan
penyeleksian dilakukan langsung oleh Manager SDM & Umum. Surat lamaran yang
masuk akan diseleksi oleh Manager SDM & Umum sesuai dengan kriteria job specification yaitu pendidikan calon
karyawan dan berdasarkan pengalaman. Selanjutnya Manager SDM & Umum akan
menyerahkannya ke Manager Divisi. Kemudian Manager SDM & Umum mendiskusikan
jadwal wawancara tahap awal dengan divisi terkait dan Manager SDM & Umum,
wawancara ini mengenai latar belakang calon karyawan seperti pengalaman kerja,
pendidikan, dan lain-lain secara umum serta wawancara teknis yang dilakukan
oleh divisi terkait. Barulah calon karyawan akan dihubungi untuk datang ke
perusahaan untuk mengikuti proses selanjutnya yaitu psikotes dan medical test yang dilakukan oleh lembaga
psikologi dan lembaga kesehatan rekanan perusahaan yang dikoordinasikan oleh
Manager SDM & Umum. Adapun penilaian tes wawancara meliputi penilaian atas
penampilan, cara bicara, kondisi kesehatan, kepribadian.
Apabila
lulus tes, maka akan dilakukan wawancara tahap akhir mengenai negosiasi gaji
serta hak dan kewajibannya. Untuk diterima sebagai pekerja, calon harus
memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh perusahaan yang ditetapkan oleh
Keputusan Direksi. Jika terdapat kesepakatan maka akan dibuat SPK (Surat
Perjanjian Kerja) yang ditandatangani oleh Direktur Utama dan calon Pegawai
Tidak Tetap. Didalam SPK itu disebutkan status karyawan tersebut Karyawan
Kontrak atau Karyawan Percobaan.
Selanjutnya
Manager SDM & Umum akan melakukan pencatatan data karyawan baru yang akan
disimpan dalam bentuk Microsoft Excel. Terkadang Manager SDM & Umum sering menemukan
kesulitan dalam mencari database karyawan serta tidak bisa memberikan informasi
yang cepat dan up to date mengenai
data karyawan disaat data karyawan sangat dibutuhkan.
1.3.3. Prosedur Penempatan,
Orientasi dan Induksi Karyawan
Penempatan
karyawan dilakukan jika calon karyawan telah melewati tahap seleksi dan tentu
saja calon karyawan tersebut telah memenuhi segala persyaratan yang ditetapkan
perusahaan. Terhadap status karyawan yaitu Karyawan Percobaan dan Karyawan
Kontrak, ada perbedaannya:
1. Karyawan
Percobaan
Calon karyawan yang diterima
sebagai karyawan percobaan akan diberlakukan masa percobaan kerja paling lama 3
(tiga) bulan terhitung sejak diterima kerja atau masuk kerja, dan adanya masa
percobaan tersebut diberitahukan kepada yang bersangkutan secara tertulis.
Selama masa percobaan, perusahaan dan karyawan percobaan dapat memutuskan hubungan
kerja tanpa syarat. Seorang karyawan yang menyelesaikan masa percobaan
dengan baik akan diangkat sebagai karyawan kontrak dan akan menerima surat pengangkatan
dari pejabat yang berwenang di perusahaan sesuai dengan penggolongannya.
2. Karyawan
Kontrak
Calon karyawan yang diterima
sebagai karyawan kontrak memiliki masa kerja 6 bulan atau 1 tahun terhitung sejak
diterima kerja atau masuk kerja, dan akan diperpanjang bila karyawan tersebut
melakukan kewajiban-kewajibannya dengan baik dan perusahaan masih membutuhkan
karyawan tersebut. Bila kinerja karyawan sangat baik, bukan tidak mungkin akan
diangkat sebagai karyawan tetap dan akan menerima surat pengangkatan dari
pejabat yang berwenang di perusahaan sesuai dengan penggolongannya.
Aktivitas
orientasi dilakukan oleh Manager SDM & Umum dan Manager Divisi yang
bersangkutan pada hari pertama karyawan baru bekerja. Manager SDM & Umum memperkenalkan
kepada karyawan baru tersebut tentang bidang usaha perusahaan secara rinci,
struktur organisasi perusahaan, peraturan-peraturan dalam perusahaan, dan hak
serta kewajiban karyawan. Sedangkan Manager Divisi yang bersangkutan akan
menjelaskan tentang tugas-tugas yang harus dilaksanakan dan memperkenalkan
lingkungan kerja kepada karyawan baru dan memperkenalkan kepada karyawan lama
beserta kedudukannya dalam perusahaan.
Aktivitas
induksi karyawan baru dilakukan agar karyawan baru tersebut menyesuaikan diri dengan
tata tertib perusahaan dan menyadari bahwa dia harus menaati semua
peraturan-peraturan serta mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik.
Setiap
karyawan yang baru diterima kerja diberikan kartu absen pada hari pertama masuk
kerja. Karyawan wajib mengisi kehadirannnya sendiri dengan menaruh kartu absen
pada mesin absen begitu juga pada saat pulang kerja.
1.3.4. Prosedur Pelatihan dan
Pengembangan Karyawan
Manager
Divisi menganalisis kebutuhan pelatihan karyawan berdasarkan penilaian kinerja,
riwayat hidup, serta job description
dari karyawan tersebut. Manager Divisi kemudian membuat rencana jangka panjang mengenai kebutuhan pelatihan
tahunan. Manager Divisi akan membuat form
kebutuhan pelatihan, lalu form tersebut dikirimkan ke bagian
HRD. Setelah dianalisis dan disetujui, maka Manager SDM & Umum akan
menentukan sistem pelatihan. Pelatihan yang selama ini diadakan di PT Sucofindo
Appraisal Utama dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya yaitu dengan
mendatangkan konsultan pelatihan atau trainer
dari luar perusahaan. Manager Divisi akan mencari konsultan pelatihan atau trainer sesuai kebutuhan. Selanjutnya Manager
Divisi akan membuat surat permohonan pelatihan yang akan dikirimkan ke Manager
SDM & Umum yang berisi antara lain, manfaat yang akan diterima karyawan dan
perusahaan setelah diadakan pelatihan. Setelah disetujui, maka akan
didiskusikan materi serta jadwal pelatihan.
Cara
pelatihan lainnya yaitu dengan mendapat undangan pelatihan dari PT Sucofindo
Appraisal Utama dan dilakukan secara periodik. Pelatihan yang diadakan oleh
pihak PT Sucofindo Appraisal Utama diadakan di Head Office PT Sucofindo Appraisal Utama.
Karyawan
yang ikut serta dalam pelatihan ini ditentukan oleh Manager Divisi yang
bersangkutan. Karyawan yang telah mengikuti pelatihan akan mendapatkan
sertifikat dari pihak PT Sucofindo Appraisal Utama. Kemudian Manager SDM &
Umum akan membuat copy sertifikat, sebagai bukti untuk diperbaharuinya catatan
pelatihan, serta catatan kualifikasi karyawan yang akan disimpan ke dalam file.
Program pelatihan ini dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawan
itu sendiri, karyawan lain, dan juga perusahaan.
Didalam
prosedur pelatihan dan pengembangan karyawan ini terdapat kendala dalam
mengupdate data karyawan yang sudah melaksanakan pelatihan. Karyawan sering
mengikuti pelatihan yang sama dan kadang-kadang karyawan mengikuti pelatihan yang
tidak sesuai dengan bidangnya. Hal ini dikarenakan data master karyawan tidak
terintegrasi antara Manager SDM & Umum dan Manager Divisi karena masih
disimpan dalam bentuk Microsoft Excel dan dokumen tercetak.
1.3.5. Prosedur Penilaian
Kinerja Karyawan
1. Penilaian
kerja karyawan dilakukan dua kali dalam setahun oleh atasan langsung.
2. Hal-hal
yang dinilai dalam penilaian prestasi kerja meliputi antara lain: kualitas kerja,
kuantitas kerja, inisiatif kerja, hubungan kerja, disiplin kerja.
3. Pelaksanaan
penilaian prestasi kerja dilakukan dengan mengunakan lembaran penilaian
prestasi kerja yang telah ditetapkan dan pekerja berhak mengetahui hasil
penilaiannya melalui atasan langsung.
4. Hasil
penilaian prestasi kerja akan digunakan dalam menentukan antara lain: kenaikan
gaji, besarnya bonus/insentif, pendidikan dan pelatihan.
1.3.6. Prosedur Promosi, Mutasi
dan Demosi
1.
Promosi
a. Perusahaan
memberikan kesempatan kepada pekerja untuk dipromosikan ke jabatan yang lebih
tinggi guna mengisi lowongan jabatan yang ada, dengan mempertimbangkan:
kemampuan dan prestasi kerja, masa kerja dan masa menjabat
pada jabatan sekarang, pengalaman kerja, diketahui dan disetujui oleh Manajemen.
b. Bilamana
seorang pekerja akan dipromosikan untuk suatu jabatan tertentu, maka diperlukan
satu masa tertentu untuk penilaian atas kemampuan pada jabatan baru tersebut
untuk itu kepada pekerja tersebut diberikan pengangkatan sementara (acting), yang dikeluarkan dan ditandatangani
oleh pihak yang berwenang.
c. Pengangkatan
sementara berlaku maksimum untuk jangka waktu selama enam bulan.
d. Setelah
melalui pengangkatan sementara tersebut dengan hasil yang baik, maka perusahaan
memberikan surat keputusan, yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang.
e. Promosi
jabatan berpengaruh terhadap gaji karyawan.
2.
Mutasi
a. Demi
kelancaran kegiatan perusahaan serta pendayagunaan tenaga kerja, perusahaan
dapat dan berhak menempatkan dan mutasikan pekerja untuk suatu jabatan atau
pekerjaan keseluruh divisi yang ada di PT Sucofindo Appraisal Utama.
Mutasi dapat dilakukan
dengan alasan - alasan :
1. Bertambahnya
pekerjaan di suatu tempat dengan memperhatikan ketrampilan dan kemampuan
pekerja dan mempertimbangkan kariernya di dalam perusahaan.
2. Memberikan
pekerjaan kepada pekerja yang mempunyai potensi untuk maju, agar dapat
mengembangkan kariernya.
3. Pekerja
yang karena kesehatannya menurut nasehat dokter tidak memungkinkan ia bekerja
dalam jabatan/pekerjaan yang didudukinya.
4. Karena
kebutuhan operasional ditempat lain.
b. Pelaksanaan
mutasi terlebih dahulu wajib disampaikan dengan pekerja yang bersangkutan
selambat-lambatnya 2 minggu sebelum tanggal pelaksanaan, kecuali dalam keadaan
mendesak sesuai dengan kebutuhan operasional.
c. Setiap
mutasi ditetapkan dengan surat keputusan yang ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang.
3.
Demosi
a. Perusahaan
dapat melakukan demosi kepada pekerja dengan mempertimbangkan: kemampuan dan
prestasi kerja, loyalitas, etos kerja, kejujuran, disiplin dan diketahui dan
disetujui oleh Manajemen.
b. Demosi berpengaruh terhadap gaji karyawan.
1.3.7. Prosedur Pemutusan
Hubungan Kerja (PHK)
Jenis
PHK yang terjadi di PT Sucofindo Appraisal Utama dibagi menjadi 3 (tiga), yaitu
PHK dengan alasan mendesak (terminated),
pengunduran diri pekerja (resigned),
berakhirnya masa kontrak. Pengunduran diri pekerja disebabkan karena karyawan
mengundurkan diri atas kemauannya sendiri. PHK dengan alasan mendesak terjadi
karena kinerja karyawan tidak sesuai dengan yang diharapkan dan adanya
pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan terhadap peraturan-peraturan
perusahaan.
Ø PHK dengan Alasan Mendesak
Bagi pekerja
yang di PHK karena alasan mendesak tidak
berhak atas surat referensi, uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja,
tetapi berhak atas uang penggantian hak dan uang pisah yang besarnya adalah sebagai berikut :
·
Masa Kerja 5 Tahun atau lebih tetapi
kurang dari 10 tahun : 2 bulan Upah/gaji pokok
·
Masa Kerja 10 Tahun atau lebih tetapi
kurang dari 15 tahun : 4 bulan Upah/gaji pokok
·
Masa Kerja 15 Tahun atau lebih : 6 bulan
Upah/gaji pokok
Ø Pengunduran Diri Pekerja
Pengunduran diri seorang pekerja
dari pekerjaannya dapat dilakukan secara resmi dengan mengajukan permohonan
diri secara tertulis 1 (satu) bulan sebelumnya. Dalam hal ini perusahaan tidak
berkewajiban memberikan uang pesangon dan penghargaan masa kerja, kecuali
apabila pekerja tersebut telah bekerja 5 (lima) tahun terus menerus tanpa
pernah putus dengan penilaian prestasi baik, maka perusahaan akan memberikan
uang pisah yang besarnya sbb:
·
Masa Kerja 5 Tahun atau lebih tetapi
kurang dari 10 tahun : 2 bulan Upah/gaji pokok
·
Masa Kerja 10 Tahun atau lebih tetapi
kurang dari 15 tahun : 4 bulan Upah/gaji pokok
·
Masa Kerja 15 Tahun atau lebih : 6 bulan
Upah/gaji pokok
Ø Berakhirnya Masa Kerja Kontrak
Dalam pemutusan hubungan
kerja yang diakibatkan oleh berakhirnya masa kontrak perusahaan tidak
berkewajiban untuk memberikan imbalan atau pesangon diluar apa yang tercantum
dalam surat perjanjian kontrak.
1.3.8. Prosedur Penggajian dan Pengupahan yang sedang berjalan
1.3.8.1.Kebijakan
Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan oleh PT Sucofindo Appraisal Utama
1.
Gaji pokok
Gaji
pokok diberikan secara tetap setiap bulan kepada karyawan. Jumlahnya bervariasi
tergantung pada jabatan karyawan yang bersangkutan, semakin tinggi jabatannya
maka semakin besar pula gaji pokoknya.
2.
Insentif
kehadiran
Insentif
kehadiran sebesar Rp.100.000 diberikan kepada karyawan setiap bulan dengan
persyaratan sebagai berikut:
·
Tidak boleh terlambat lebih dari lima (5)
kali dalam satu bulan
·
Sakit / tidak masuk 1 hari hanya
mendapat 50% dari Rp.100.000
·
Sakit / tidak masuk 2 hari tidak
mendapatkan insentif kehadiran
Dengan
kurangnya pengawasan dari pihak HRD terhadap absensi karyawan, dimana absensi
karyawan hanya diawasi oleh satpam, sering terjadi kecurangan seperti titip
absen. Hal ini dapat menyebabkan kerugian pada pihak perusahaan karena harus
membayar insentif kehadiran dan upah kepada karyawan yang tidak berhak
menerimanya.
3.
Upah
lembur
Upah
lembur hanya diberikan kepada karyawan yang mendapat surat perintah lembur dari
atasannya. Lamanya waktu kerja lembur untuk hari kerja biasa dihitung mulai
dari jam 6 sore sampai waktu karyawan tersebut melakukan clock out pada absensi. Perhitungan upah lembur adalah sebagai
berikut:
·
Hari kerja (Senin-Jumat):
1 jam pertama dihitung : Gaji pokok x 1.5 x jam kerja lembur
173
Jam ke-2 sampai jam
ke-7 : Gaji pokok x 2 x jam kerja
lembur
173
·
Hari Sabtu, Minggu dan hari libur
nasional:
7 jam pertama dihitung : Gaji pokok x 1.5 x jam kerja lembur
173
Jam ke-8 sampai
seterusnya : Gaji pokok x 2 x jam kerja
lembur
173
4.
Tunjangan
Hari Raya Keagamaan dan Bonus Tahunan
i.
Perusahaan wajib memberikan THR kepada
pekerja yang telah mempunyai masa kerja 3 bulan secara terus menerus atau
lebih.
ii.
Pekerja yang telah mempunyai masa kerja
12 bulan secara terus menerus atau lebih sebesar 1 (satu) bulan upah, sedangkan
untuk pekerja yang telah mempunyai masa kerja 3 bulan secara terus menerus
tetapi kurang dari 12 bulan diberikan secara proporsional dengan masa kerja,
dan pembayaran THR diberikan oleh perusahaan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari
sebelum Hari Raya Keagamaan.
iii.
Jika dalam satu tahun pembukuan yang
telah berjalan keuangan perusahaan memungkinkan perusahaan memberikan BONUS
TAHUNAN kepada karyawan yang besarnya sesuai kebijaksanaan pimpinan dan
didasarkan atas kerajinan, prestasi, disiplin kerja serta kehadiran pekerja
yang bersangkutan.
5.
Tunjangan/Fasilitas
Pengobatan/Perawatan
i.
Perusahaan memberikan fasilitas
Pengobatan/Perawatan kepada karyawan sendiri yang dilaksanakan oleh dokter yang
telah ditunjuk oleh Perusahaan dengan ketentuan sebagai berikut:
|
Rumah Sakit Rujukan
|
Rumah Sakit
Non Rujukan
|
|
80% biaya
ditanggung Perusahaan
|
50% biaya
ditanggung Perusahaan
|
|
20% biaya
ditanggung Karyawan
|
50% biaya
ditanggung Karyawan
|
ii.
Dalam hal keadaan sakit yang mendesak,
karyawan diijinkan pergi ke dokter umum yang terdekat dengan tempat tinggalnya
dan kemudian melaporkannya kepada perusahaan. Penggantian biaya pengobatan ini hanya
dapat diberikan apabila disertai bukti-bukti berupa :
·
Kwitansi dokter
·
Kwitansi pembelian obat dari Apotek
dengan disertai copy resep dari dokter yang bersangkutan.
iii.
Perusahaan tidak memberikan tunjangan
perawatan gigi dan tambal gigi, termasuk pembuatan gigi palsu. Perusahaan hanya
mengganti biaya pencabutan gigi.
6.
Tunjangan
bersalin
Perusahaan memberikan
tunjangan bersalin dengan penggantian yang dibatasi sampai anak ke–2 (dua).
Besarnya biaya pengantian diatur tersendiri.
7.
Tunjangan
Kematian
i.
Apabila seorang pekerja meninggal dunia,
bukan oleh karena kecelakaan kerja, maka kepada ahli warisnya perusahaan akan memberikan
:
·
Gaji dalam bulan yang sedang berjalan
·
Ongkos biaya penguburan maksimum diatur
dalam keputusan tersendiri.
·
Uang duka yang besarnya
serendah-rendahnya disesuaikan dengan masa kerjanya, dengan berpedoman Undang –
Undang Tenaga Kerja No.13 Tahun 2005 tentang penetapan uang pesangon, uang masa
kerja, uang pengantian hak.
·
Santunan dari PT. JAMSOSTEK
ii.
Apabila seorang pekerja meninggal dunia
oleh karena kecelakaan kerja yang ada hubungannya dengan pekerjaannya, maka
perusahaan akan mengganti kerugian berupa:
·
Biaya pengangkutan pekerja dari tempat
kecelakaan ke rumahnya atau ke rumah sakit
·
Biaya perawatan dan pengobatan
·
Biaya penguburan
·
Tunjangan Kecelakaan
8.
Uang
pesangon dan uang penghargaan masa kerja
i.
Besarnya uang pesangon yang diberikan
kepada karyawan dihitung sebagai berikut:
·
Masa kerja kurang dari 1 tahun : 1 bulan upah
·
Masa kerja lebih dari 1 tahun tetapi
kurang dari 2 tahun: 2 bulan upah
·
Masa kerja lebih dari 2 tahun tetapi
kurang dari 3 tahun: 3 bulan upah
·
Masa kerja lebih dari 3 tahun tetapi
kurang dari 4 tahun: 4 bulan upah
·
Masa kerja lebih dari 4 tahun tetapi
kurang dari 5 tahun: 5 bulan upah
·
Masa kerja lebih dari 5 tahun tetapi
kurang dari 6 tahun: 6 bulan upah
·
Masa kerja lebih dari 6 tahun tetapi
kurang dari 7 tahun: 7 bulan upah
·
Masa kerja lebih dari 7 tahun tetapi
kurang dari 8 tahun: 8 bulan upah
·
Masa kerja lebih dari 8 tahun : 9 bulan upah
ii.
Besarnya uang penghargaan masa kerja
yang diberikan kepada karyawan dihitung sebagai berikut:
·
Masa kerja lebih dari 3 tahun tetapi
kurang dari 6 tahun: 2 bulan upah
·
Masa kerja lebih dari 6 tahun tetapi
kurang dari 9 tahun: 3 bulan upah
·
Masa kerja lebih dari 9 tahun tetapi
kurang dari 12 tahun: 4 bulan upah
·
Masa kerja lebih dari 12 tahun tetapi
kurang dari 15 tahun: 5 bulan upah
·
Masa kerja lebih dari 15 tahun tetapi
kurang dari 18 tahun: 6 bulan upah
·
Masa kerja lebih dari 18 tahun tetapi
kurang dari 21 tahun: 7 bulan upah
·
Masa kerja lebih dari 21 tahun tetapi
kurang dari 24 tahun: 8 bulan upah
·
Masa kerja lebih dari 24 tahun :10 bulan upah
9.
Potongan
atas gaji yang ditetapkan oleh perusahaan (Iuran Jamsostek)
Iuran
Jaminan Sosial Tenaga Kerja ini dipotong dari gaji pokok tiap karyawan, dimana
perhitungannya adalah sebagai berikut:
Ditanggung oleh
karyawan : 2% x Gaji Pokok
Ditanggung oleh
perusahaan : 2,5% x Gaji Pokok
1.3.8.2.Prosedur
Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan oleh PT Sucofindo Appraisal Utama
Berikut ini akan diuraikan prosedur penggajian dan
pengupahan yang sedang berjalan pada PT Sucofindo Appraisal Utama
1.3.8.2.1.
Prosedur
pencatatan waktu hadir karyawan
·
Bagian yang terkait antara lain:
a. Satpam
b. Manager
SDM & Umum
·
Dokumen yang digunakan : Kartu absensi
·
Tugas masing – masing bagian yang
terkait antara lain:
a. Satpam
Ø Mengawasi
setiap karyawan ketika memasukkan kartu absensi ke dalam mesin pencatat waktu
b. Manager
SDM & Umum
Ø M embuat Kartu absensi karyawan
1.3.8.2.2.
Prosedur
penghitungan gaji dan pembuatan daftar gaji
·
Bagian yang terkait antara lain:
a. Manager
SDM & Umum
b. Manager
Keuangan
·
Dokumen yang digunakan : Kartu absensi,
Rekap Absensi, Daftar Gaji, dan Rekap Daftar Gaji
·
Tugas masing – masing bagian yang
terkait antara lain:
a. Manager
SDM & Umum
Ø Memasukkan
data dari kartu absensi karyawan staff ke dalam komputer
Ø Membuat
rekap absensi berdasarkan kartu absensi
Ø Menghitung
insentif kehadiran karyawan berdasarkan kartu absensi
Ø Membuat
daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan
Ø Menyerahkan
rekap absensi, daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan kepada
Manager Keuangan untuk diperiksa dan diotorisasi
Ø Mengarsip
rekap absensi karyawan
Ø Menghitung
uang lembur karyawan staff
Prosedur
pembuatan rekap absensi ini sangatlah tidak efisien karena Manager SDM &
Umum harus menginput lagi data absensi masing-masing karyawan ke dalam
komputer. Selain itu, hal ini juga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam
menginput data absensi tersebut, apalagi jika jumlah karyawan semakin banyak.
b. Manager
Keuangan
Ø Memeriksa
dan mengotorisasi rekap absensi, daftar gaji dan rekap daftar
gaji karyawan yang telah dibuat oleh Manager SDM & Umum
Ø Mengarsip
rekap daftar gaji karyawan
1.3.8.2.3.
Prosedur
pembayaran gaji
·
Bagian yang terkait antara lain:
a. Manager
Keuangan
b. Bank
·
Dokumen yang digunakan : Daftar Gaji,
dan Rekap Daftar Gaji, cek, Bukti
Transfer
Bank,Slip Gaji
·
Tugas masing – masing bagian yang
terkait antara lain:
a. Manager
Keuangan
Ø Menyerahkan
daftar gaji yang telah diotorisasi, cek untuk mentransfer dana dari rekening
perusahaan ke rekening karyawan serta nomor rekening masing-masing karyawan kepada
pihak bank
Ø Membagikan
slip gaji kepada masing – masing karyawan
Ø Menerima
bukti transfer gaji karyawan dari bank
b. Bank
Ø Mentransfer
gaji ke rekening masing – masing karyawan berdasarkan daftar gaji
Ø Menyerahkan
bukti transfer gaji karyawan kepada Manager Keuangan
1.4.
Gambaran
Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia Yang Berjalan pada PT. Sucofindo Appraisal
Utama
Berikut
ini merupakan gambaran dari sistem manajemen sumber daya manusia yang berjalan
pada perusahaan saat ini
Gambar
3.2. Rich Picture Perekrutan, Penilaian Kinerja, dan Pelatihan Karyawan
Bab 2
Isi
2.1.
Analisis
kasus
Berdasarkan
pada informasi diatas diperoleh beberapa masalah yang dihadapi oleh PT
Sucofindo Appraisal Utama, yaitu :
1. Pencatatan
data base karyawan masih sederhana dan ditemukan kesulitan dalam mencarinya
serta tidak bisa memberikan informasi yang cepat dan up to date mengenai data karyawan.
2. Kurangnya
pengawasan dari pihak SDM terhadap absensi karyawan, dimana absensi karyawan
hanya diawasi oleh satpam, sehingga sering terjadi kecurangan seperti titip
absen.
3. Tidak
efisien dalam pembuatan rekap absensi karena Manager SDM & Umum harus
menginput lagi data absensi masing-masing karyawan ke dalam komputer. Selain
itu, hal ini juga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam menginput data
absensi tersebut, apalagi jika jumlah karyawan semakin banyak.
4. Data
karyawan tidak terintegrasi antara Manager SDM & Umum dan Manager Divisi karena
masih disimpan dalam bentuk Microsoft Excel dan dokumen tercetak. Hal ini dapat
menyulitkan dalam mengupdate data karyawan yang sudah melaksanakan
pelatihan.
5. Data
karyawan dan penggajian tidak terintegrasi antara Manager SDM & Umum dan Manager Akuntansi &
Keuangan
karena masih disimpan dalam bentuk Microsoft Excel dan dokumen tercetak.
Hal ini dapat menyulitkan dalam mengupdate data, misalnya kenaikan gaji
karyawan, promosi karyawan yang juga berpengaruh terhadap gaji karyawan.
2.2.
Pembahasan
Dalam
sistem informasi sumber daya manusia yang dapat membantu menyelesaikan masalah.
·
Membuat suatu sistem pencatatan database
yang telah terkomputerisasi yang memudahkan pencatatan data karyawan dan dapat
menampilkan report yang dibutuhkan
oleh manajer secara cepat dan up to date
melalui pencetakan berbagai dokumen dan laporan sebagai output dari sistem
informasi sumber daya manusia.
·
Membuat sistem terintegrasi dan dapat
diakses oleh berbagai pihak yang berhubungan dengan kegiatan personalia, hal
ini mempermudah dalam melakukan update
terhadap data karyawan.
·
Menggunakan finger scanner untuk absensi
karyawan agar karyawan tidak dapat melakukan titip absen sehingga data
kehadiran karyawan dapat langsung masuk ke dalam komputer untuk pembuatan laporan
absensi yang lebih efisien dan akurat.
·
Setiap karyawan yang direkrut harus ada
surat pengangkatan yang sah yang ditandatangani oleh Direktur Operasional dan
untuk karyawan yang keluar dari perusahaan harus ada surat pemberhentian yang sah.
Bab
3
Penutup
3.1. Kesimpulan & saran
Dari hasil analisis dan perancangan
terhadap sistem informasi sumber daya manusia pada PT. SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA dapat
disimpulkan beberapa hal antara lain: (1) Sistem ini dapat memberikan informasi
tentang perekrutan baik perekrutan internal dan eksternal perusahaan dan penyeleksian
secara efektif dan cepat; (2) dapat memberikan informasi tentang pelatihan
sehingga dapat digunakan oleh perusahaan agar karyawan yang sudah mendapatkan
pelatihan tidak mendapatkan pelatihan lagi; (3) dapat memberikan informasi
tentang penilaian kinerja, informasi ini digunakan untuk mengetahui kinerja
karyawan selama bekerja diperusahaan; (4) dapat memberikan informasi
pelanggaran - pelanggaran yang dilakukan karyawan sehingga dapat membantu pihak
perusahaan dalam mengambil keputusan untuk melakukan tindakan lebih lanjut dari
pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan; (5) menghasilkan sistem yang lebih
efisien dan efektif dalam pembuatan berbagai transaksi SDM dan laporannya serta
dapat mengatasi masalah human error; (6) Sistem informasi sumber daya manusia
yang dirancang menghasilkan data terintegrasi antara divisi SDM dan
divisi-divisi lain. Saran untuk pengembangan lebih lanjut, sistem yang ada
dapat lebih dikembangkan lagi dalam bentuk Sistem Informasi Eksekutif (EIS)
yaitu informasi yang dihasilkan tidak hanya untuk pengambilan keputusan tingkat
manajemen tetapi informasi tersebut digunakan untuk pengambilan keputusan
tingkat eksekutif baik untuk aktivitas perekrutan, penyeleksian, pelatihan,
penilaian kinerja, perpindahan jabatan dan PHK
Daftar Pustaka
Komentar
Posting Komentar